行政助理/文员

秘书和行政助理通常做以下工作。

• 接听电话，接受信息或转接电话
• 安排约会和更新活动日程表
• 安排员工会议
• 处理进出的邮件和传真
• 准备备忘录、发票或报告
• 编辑文件
• 维护数据库和归档系统
• 执行基本的簿记工作

秘书和行政助理帮助一个组织有效运行。他们使用计算机软件来创建电子表格；管理数据库；并准备演示文稿、报告和文件。他们还可能与供应商谈判，购买用品，并管理仓库或公司图书馆。秘书和行政助理还使用视频会议和其他办公设备。具体工作职责因经验、职称和专业而异。

以下是秘书和行政助理类型的例子。 

行政秘书和行政助理为一个办公室和一个组织的高层管理人员提供高级别的支持。他们经常处理复杂的职责，如审查收到的文件，进行研究，并准备报告。有些人还负责监督文职工作人员。

法律秘书和行政助理必须具备法律术语和程序方面的知识。他们在律师或律师助理的监督下准备传票、投诉、动议、传票和其他法律文件。他们还审查法律期刊并帮助进行法律研究--例如，核实法律简报中的引文和引证。

医学秘书和行政助理为医生或医学科学家转录口述内容并准备报告或文章。他们还为病人做简单的病史记录，安排病人住院，或处理保险付款。医学秘书和行政助理需要熟悉医学术语和代码、医疗记录以及医院或实验室程序。

秘书和行政助理，除法律、医疗和行政人员外，构成了秘书和行政助理的最大子类别。他们为几乎每个经济部门的办公室处理行政活动，包括学校、政府和私人公司。例如，学校的秘书通常负责家长、学生、社区、教师和学校行政人员之间的大部分沟通工作。他们安排约会，接待访客，并跟踪学生的记录。

决策技能。秘书和行政助理经常代表他们的雇主对任务进行优先排序并作出决定，因此良好的判断力是必不可少的。

人际交往能力。秘书和行政助理与客户、顾客或员工互动。他们在与他人互动时应进行有效的沟通并保持礼貌。

组织能力。秘书和行政助理保持文件、文件夹和日程安排的有序性，以便办公室有效运行。

写作技巧。秘书和行政助理在与经理、员工和客户沟通时要写备忘录和电子邮件。因此，他们必须有良好的语法，确保准确性，并保持专业的语气。

• 秘书和行政助理，法律、医疗和行政人员除外    
• 医疗秘书和行政助理    
• 行政秘书和行政助理    
• 法律秘书和行政助理