聚光灯
行政经理、办公室管理员、办公室协调员、办公室主管、行政助理、业务经理、办公室主任
无论其使命是什么，所有组织都是复杂的，需要及时完成无数不同的 "幕后 "任务。大多数组织都至少有一名专职行政人员--办公室经理--来处理这些职能！
办公室经理帮助确保办公室职能顺利高效地执行。他们可以履行行政或预算职责，或管理人力资源问题和设施相关业务。一般来说，他们要与多个部门协调，通常是许多流程和项目的集中枢纽！
他们的职责要求他们身兼数职，但高效的办公室经理不仅能完成工作，还能在塑造工作场所文化和氛围方面发挥重要作用。他们预见和预防问题、适应变化和组织工作流程的能力对组织成功的影响远远超过他们可能获得的赞誉！
- 使组织任务步入正轨
- 与不同部门合作
- 为改善工作场所环境做出贡献
工作日程
- 办公室经理从事全职工作，通常在正常营业时间内在室内工作。
典型职责
- 管理和协调一般行政和组织行政任务
- 根据需要起草、发送、接收和回复办公室信函
- 处理进出邮件和交付邮件
- 管理/转接来电或协助接待员处理来电
- 跟踪供应品库存；必要时重新订购/补货
- 使用数据库输入和检索数据并运行报告
- 监督信息技术采购流程
- 创建实物和数字记录管理档案系统；确保敏感信息得到妥善保护
- 帮助安排日程、差旅和住宿、报销费用等。
- 管理办公室预算；跟踪和预测支出；核实信用卡采购并核对月账单
- 预订和准备会议室。确保设备经过测试并可随时使用（如免提电话、麦克风、笔记本电脑、投影仪、演示指针和其他 IT 或视听设备）
- 协助策划组织活动，包括订购充足的餐饮服务，或发送停车许可证，为外部参会者指路等。
- 与供应商和服务提供商签订合同；审查发票的准确性
- 监督设施维护工作和场地管理；确保分发和遵守工作场所安全政策
- 实施办公室实体安全和安保程序，如消防和应急计划
额外责任
- 编写和修订一般和具体的办公室政策和流程
- 协助招聘、面试和聘用新员工
- 监督适用的工作人员；提供培训和反馈
- 制定时间表；批准带薪休假；解决人际纠纷
- 倾听员工关切的问题，并协助寻找解决方案
- 根据需要协助员工进行工伤赔偿索赔
软技能
- 准确度
- 适应性强
- 注重细节
- 沟通技巧
- 保密性
- 客户服务
- 注重细节
- 独立的
- 倡议
- 领导和监督技能
- 循序渐进
- 多任务处理
- 监测
- 有组织的
- 耐心
- 解决问题
- 可靠的
- 日程安排
- 健全的判断和决策
- 时间管理
技术技能
- 预算编制和财务跟踪
- 设施管理原则
- 一般消防安全和应急响应
- 人力资源管理
- 库存控制
- 信息技术采购
- 了解办公室管理程序
- 熟练掌握办公软件和设备（如计算机、打印机/扫描仪/复印机、多线电话、视听设备、演示设备）。
- 记录管理
- 建筑和工程公司
- 会议中心
- 公司
- 教育机构
- 金融机构
- 政府机构
- 宾馆
- 律师事务所
- 媒体和出版公司
- 医疗设施
- 非营利组织
- 私营公司
- 房地产机构
- 娱乐设施
- 宗教组织
- 研究机构
- 零售店
- 小型企业和初创企业
- 运输和公用事业公司
想象一下一个高效运转的办公室，从及时的电子邮件到协调良好的会议。办公室经理就是其中的核心人物，他身兼从行政到 IT 等多个角色！虽然这份工作肯定会带来很大的压力，但并不总能得到同等程度的认可。
人们期望办公室经理指导流程和任务，管理不同的团队，并把事情处理得井井有条......但往往没有人意识到他们的作用有多么重要！
他们必须保持灵活性，随时准备应对新的挑战，而不需要太多的准备时间。当事情没有按计划进行时，办公室经理可能需要加班或在周末加班，以使流程或项目回到正轨！
办公室经理往往具有高度的组织能力，能够处理多项任务并保持专注。他们可能从小就培养这些技能，可能是通过学校活动，也可能是在家里承担责任和家务。他们通常具有出色的领导和管理技能，这些技能可以通过参加团队运动等课外活动来培养！
- 办公室经理通常必须至少拥有高中文凭或同等学历。并非所有职位都需要学位，但学位可能有助于在竞争中脱颖而出！
- 相关工作经验和学分的完美结合可能是胜任办公室经理职位的最佳选择
- 一些工人可以完成办公室管理与技术证书课程，或在社区学院学习工商管理和 IT 课程
- 根据办事处所处行业的不同，相关的学士学位专业可能包括商业或公共管理、医疗服务管理、人力资源管理、酒店管理、教育、律师助理研究或信息管理系统。
- 常见的大学水平课程可能包括
- 会计
- 商务写作
- 变革管理
- 解决冲突
- 多样性、公平和包容主题
- 客户服务要点
- 网络安全
- 管理人员的有效沟通技巧
- 人力资源管理要点
- 领导力基础
- 活动策划
- 应急准备
- 组织动态
- 个人发展
- 项目管理基础知识
- 记录管理
- 供应商和销售商关系管理
- 团队建设
- 可选认证，如
- 寻找提供足够多与土壤和土壤保持相关的专业课程的专业
- 考虑学费、折扣和当地奖学金的机会（除联邦援助外）。
- 在决定是否参加校内、网上或混合课程时，要考虑你的时间安排和灵活性。
- 了解教师的学术和工作背景。查看他们目前的研究和著作，了解他们可能获得的奖项或取得的成就
- 看看毕业率、就业统计以及校友们的最新动态
- 在高中，储备英语、演讲、通信、会计和金融以及计算机课程
- 参加课外活动，积累项目管理经验，培养团队合作精神和领导技能
- 在大学期间，寻找与办公室相关的实习、兼职工作或志愿者项目。你所能获得的任何经验都会在日后派上用场
- 要求与当地的在职办公室经理进行一次信息访谈
- 如果不想获得完整的学士学位，可以考虑参加社区学院的课程
- 您还可以从Udemy、Skillshare、LinkedIn Learning、Coursera 或其他网站上学习一些在线课程。
- 查找与办公室相关的主题，如会计、写作、变革管理、冲突解决、DEI、客户服务、网络安全、人力资源管理、领导力、活动策划、应急准备、项目管理、记录管理、供应商关系等。
- 起草一份工作简历，记录你的工作和学术成就
- 加入专业组织，学习、分享、结交朋友、拓展人脉（请参阅我们的 "资源">"网站 "列表）
- 记录可作为日后工作推荐人的姓名和联系方式
- 在获得经理级职位之前，您需要在办公室环境中积累经验。可以考虑申请接待员、行政助理、律师助理、数据录入员、档案员、采购助理或人力资源经理等职位。
- 查看Indeed.com、LinkedIn、Glassdoor、Monster、CareerBuilder、SimplyHired、ZipRecruiter 和USAJOBS等招聘门户网站
- 注意招聘启事中的重要关键词。在简历和求职信中加入这些关键词
- Jobscan 提供了一份可在简历中添加的顶级办公室经理技能列表，例如
- 注重细节
- 簿记
- 预算编制
- 日历
- 交流
- 解决冲突
- 库存管理
- 发票
- 规划
- 记录管理
- 供应商管理
- 展现独立、正直和领导力
- 与其他部门合作，交流信息和想法
- 重点掌握自己的主要职责和辅助职责。一旦你的工作顺利、高效地开展起来，就可以自愿参加一个具有挑战性的项目或任务，这些项目或任务可能不在你的常规职责范围内
- 始终寻找当前工作流程中可以改进的地方
- 熟练掌握您使用的软件程序
- 熟悉适用的组织政策，并根据需要提出修订建议
- 为所有人营造专业和包容的工作环境
- 做好应急准备，确保同事接受危机应对最佳做法的培训
- 让上司知道你希望承担更多责任，并愿意接受必要的额外培训
- 始终记录自己的成就和贡献！
- 询问您是否可以学习对组织有益的特殊专业技能或系统
- 让他们知道你愿意参加培训--尤其是如果雇主可以承担学费的话！
网站
书籍
- 首次担任经理作者：吉姆-麦考密克
- 新行政助理：卓越的行政办公室管理作者：乔纳森-麦克罗伊
- 办公室摇滚明星手册》（The Office Rockstar Playbook）：我如何晋升为行政助理并帮助我的首席执行官建立一家价值数十亿美元的公司作者：黛比-格罗斯
办公室经理是各行各业的 "万金油"，身兼数职。在大型组织中，可能会有不同的人专门从事这些角色，而不是一个人做所有的事情。如果您对更专业的职业感兴趣，可以考虑以下选择！
- 会计
- 薪酬和福利经理
- 合同专家
- 成本估算器
- 执行助理
- 设施经理
- 人力资源部经理
- 劳动关系专家
- 管理分析师
- 会议、大会和活动策划师
- 律师助理
- 中学后教育管理员
- 物业、房地产和社区协会经理
- 采购经理、采购员和采购代理
- 记录管理员
- 培训与发展专家
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